Was ist der Pre‑Sales‑Prozess? Definition und Ablauf
- 20. Aug.
- 6 Min. Lesezeit
Der Pre‑Sales‑Prozess umfasst alle vorbereitenden Maßnahmen vor dem Vertragsabschluss, mit denen Sie Leads qualifizieren, deren Bedarf klären und den Vertrieb inhaltlich sowie technisch auf den Abschluss vorbereiten. Kurz gesagt: Presales ist die Vorarbeit, die aus einem interessierten Kontakt einen abschlussreifen Kunden macht.
Zu den typischen Aktivitäten gehören:
Lead‑Qualifizierung und erste Einordnung der Kaufbereitschaft
Bedarfsanalyse im direkten Gespräch mit dem Interessenten
Demo oder Proof of Concept zur technischen Absicherung
Entwicklung eines passenden Lösungskonzepts
Strukturierte Übergabe an den Vertrieb
Für Unternehmen zahlt sich das direkt aus: bessere Abschlussquoten, kürzere Sales‑Zyklen und deutlich weniger Angebote, die am Ende ins Leere laufen.
Wichtige Erkenntnisse
Ein strukturierter Pre‑Sales‑Prozess mit klaren Phasen, definierten Rollen und sauberer Übergabe an Sales erhöht messbar die Abschlussquote und verkürzt den Sales‑Zyklus.
Thema | Details |
Klare Definition | Presales umfasst alle Maßnahmen vor dem Abschluss zur Lead‑Qualifizierung und Verkaufsunterstützung. |
Fünf Prozessphasen | Lead‑Screening, Discovery, Lösungsentwicklung, Demo/PoC und Übergabe strukturieren den Ablauf. |
Saubere Übergabe entscheidet | Eine dokumentierte Übergabe an Sales verkürzt die gesamte Durchlaufzeit spürbar. |
Rollen bewusst besetzen | Presales Consultant, Sales Engineer und Solution Architect decken unterschiedliche Kompetenzen ab. |
Externe Unterstützung nutzen | Vesecon beschleunigt mit Telemarketing und Verkaufstraining typische Presales‑Engpässe im DACH‑Raum. |
Was genau gehört zum Presales? Umfang und Ziel
Presales ist kein Verkaufsabschluss, sondern die Phase davor. Sie zielt darauf ab, Vertrauen aufzubauen und die Entscheidungsfindung auf Kundenseite aktiv zu unterstützen, bevor überhaupt über Preise oder Vertragskonditionen verhandelt wird.
Zum typischen Aufgabenpaket zählen:
Analyse der Kundenhistorie und Klärung der relevanten Ansprechpartner
Technische Plausibilitätsprüfung, ob eine Lösung realistisch umsetzbar ist
Erstellung erster Konzepte oder Lösungsskizzen
Terminvereinbarung und Vorbereitung von Präsentationen
Am Ende der Pre‑Sales‑Phase stehen konkrete Ergebnisse: ein dokumentierter Qualifizierungsstatus, gegebenenfalls ein durchgeführter Proof of Concept, eine belastbare Angebotsgrundlage und ein Übergabedokument für den Vertrieb. Wichtig dabei: Es gibt keine universelle Checkliste. Je nach Branche, Produktkomplexität und Unternehmensgröße verschiebt sich der Umfang spürbar. Ein Softwareanbieter mit erklärungsbedürftigem Produkt braucht einen anderen Presales‑Umfang als ein Anbieter standardisierter Dienstleistungen.
Sales vs. Presales: Worin liegt der Unterschied?
Presales bereitet vor, Sales schließt ab. Diese Trennung klingt simpel, wird in der Praxis aber oft verwischt, was zu doppelter Arbeit und unklaren Verantwortlichkeiten führt.
Presales übernimmt die Qualifikation von Leads, die technische Prüfung von Anforderungen und die inhaltliche Vorbereitung. Sales verantwortet danach Verhandlung, Preisgestaltung und den eigentlichen Vertragsabschluss. Bei der Übergabe sollte Presales mindestens folgende Punkte an Sales weiterreichen:
Zuständigen Ansprechpartner und Entscheidungsebene beim Kunden
Dokumentierte Anforderungen und Bedarfsanalyse
Ergebnisse aus Demo oder Proof of Concept
Offene Fragen oder ungeklärte Risiken
Schnittstellen entstehen zusätzlich zu Marketing, Produktmanagement und Technik. Presales‑Teams arbeiten eng mit Produktmanagement zusammen, teilweise beginnt die eigentliche Vorarbeit schon bei der Marktbeobachtung, lange bevor ein konkreter Lead vorliegt. Wer diese Schnittstellen nicht klar regelt, riskiert doppelte Kundenansprache und widersprüchliche Aussagen.
Der Pre‑Sales‑Prozess: Schritt für Schritt
Ein strukturierter Presales‑Ablauf lässt sich in fünf Phasen gliedern. Das erhöht die Transparenz zwischen den Teams und verkürzt am Ende die gesamte Customer Journey.
Lead‑Screening: Erste Bewertung, ob ein Kontakt überhaupt zum Zielprofil passt. Entscheidungskriterium: Budget, Bedarf, Entscheidungskompetenz.
Discovery und Bedarfsanalyse: Ein strukturiertes Gespräch klärt die tatsächlichen Anforderungen. Hier zeigt sich, ob eine Lösung realistisch passt oder ob der Lead aussortiert werden sollte.
Lösungsentwicklung: Auf Basis der Discovery entsteht ein individuelles Konzept, oft inklusive technischer Machbarkeitsprüfung.
Demo oder Proof of Concept: Der Kunde sieht die Lösung in Aktion. Diese Phase entscheidet häufig über Weiterleitung oder Absage.
Angebot und Übergabe: Presales übergibt ein fertiges Konzept samt Dokumentation an den Vertrieb, der die Verhandlung übernimmt.
Für jede Phase lohnt sich eine kurze Entscheidungsregel: Wird der Lead weitergeleitet, pausiert oder abgebrochen? Ohne solche Kriterien bleiben unqualifizierte Leads oft viel zu lange im System hängen.
Lead‑Screening: Budget, Zeitrahmen und Entscheidungskompetenz klären
Discovery: Konkrete Anforderungen und Erfolgskriterien dokumentieren
Lösungsentwicklung: Machbarkeit technisch absichern, nicht nur inhaltlich
Demo/PoC: Klaren Erfolgsmaßstab vor dem Termin festlegen
Übergabe: Vollständige Dokumentation statt mündlicher Weitergabe
Profi-Tipp: Die meiste Zeit geht nicht in der Discovery verloren, sondern in der Übergabe an Sales. Legen Sie feste Deadlines für die Dokumentation fest, sonst verwässert der Wissenstransfer und Sales beginnt praktisch wieder bei null.
Ein durchdachter Leitfaden zur Lead‑Qualifizierung hilft dabei, das Screening in Phase eins nicht dem Zufall zu überlassen.
Wer macht Presales? Rollen, Kompetenzen und typische Aufgaben
Presales ist selten die Aufgabe einer einzelnen Person. Je nach Produktkomplexität braucht es unterschiedliche Rollen mit klar getrennten Schwerpunkten.
Presales Consultant: Führt Bedarfsanalysen, erstellt Konzepte und begleitet den Kunden fachlich durch die Vorverkaufsphase.
Sales Engineer: Prüft technische Machbarkeit, führt Demos durch und übersetzt komplexe Produktdetails in verständliche Kundensprache.
Solution Architect: Entwirft maßgeschneiderte Lösungsarchitekturen bei komplexen, individualisierbaren Angeboten.
Sales Enablement: Stellt Materialien, Schulungen und Prozessvorgaben bereit, damit Presales und Sales einheitlich auftreten.
Gute Presales‑Fachleute verbinden technisches Verständnis mit kommunikativer Stärke und methodischem Vorgehen bei der Qualifizierung. Bei einfachen Produkten reicht oft eine Person mit gemischtem Skill‑Set. Bei komplexen, erklärungsbedürftigen Lösungen lohnt sich ein kleines Team mit klar getrennten Rollen im B2B‑Sales, da technische Tiefe und Verkaufspsychologie selten in einer Person zusammenkommen.
Tools und KPIs, die Presales effektiv machen
Ohne die richtigen Werkzeuge bleibt Presales Handarbeit mit viel Reibungsverlust. Ein CRM bildet die Basis, ergänzt durch Demo‑ und PoC‑Umgebungen, Produktkonfiguratoren, eine zentrale Wissensdatenbank sowie Call‑Scripting‑ und Outreach‑Tools für die frühe Kontaktphase.
Zur Steuerung zählen vor allem vier Kennzahlen:
Lead‑to‑Qualified‑Rate: Wie viele Rohleads erreichen den Status „qualifiziert“?
PoC‑Conversion: Wie viele Proof of Concepts münden in ein Angebot?
Pre‑Sales‑Durchlaufzeit: Wie lange dauert die gesamte Vorverkaufsphase?
Übergabequalität: Wie oft muss Sales nach der Übergabe nachfragen oder Informationen nachfordern?
Profi-Tipp: Wenn Sie nur eine Kennzahl zuerst optimieren können, wählen Sie die Übergabequalität. Sauberere Übergaben verkürzen fast automatisch die Pre‑Sales‑Durchlaufzeit, weil Sales nicht mehr nachträglich recherchieren muss.
Häufige Probleme im Presales und pragmatische Lösungen
Die meisten Presales‑Probleme wiederholen sich branchenübergreifend. Unklare Übergaben, fehlende technische Ressourcen, ineffiziente Qualifizierung und zu lange PoC‑Zyklen kosten Zeit und am Ende auch Deals.
Problem: Übergaben sind mündlich und lückenhaft. Lösung: Standardisiertes Übergabetemplate mit Pflichtfeldern.
Problem: Technische Fachkräfte sind knapp. Lösung: SLA für maximale Reaktionszeiten bei PoC‑Anfragen.
Problem: Zu viele unqualifizierte Leads binden Ressourcen. Lösung: Klare Qualifizierungskriterien vor der ersten Demo.
Problem: PoC‑Zyklen ziehen sich über Wochen. Lösung: Abgespeckte MVP‑PoCs, die nur den Kernnutzen zeigen.
Profi-Tipp: Ein unrechnetetes Vorprojekt kann als strategisches Pre‑Sales‑Instrument sinnvoll sein, etwa um einen Großkunden zu gewinnen. Markieren Sie solche Aufwände dann aber sauber im Controlling als Presales, sonst verzerren sie später Ihre Margenrechnung.
Praxisempfehlung: 5‑Punkte‑Checkliste zur Einführung von Presales
Wer Presales neu strukturieren oder verbessern will, kommt mit fünf konkreten Schritten in den ersten 90 Tagen ein gutes Stück voran:
Prozessmodell festlegen: Die fünf Phasen aus diesem Artikel als verbindlichen Rahmen definieren.
Rollen klar zuweisen: Wer übernimmt Qualifizierung, wer die technische Prüfung?
Templates erstellen: Übergabedokument, Discovery‑Fragebogen, PoC‑Vorlage.
KPIs definieren: Mindestens Lead‑to‑Qualified‑Rate und Übergabequalität von Anfang an messen.
Pilotprojekt starten: Einen überschaubaren Kundenkreis nutzen, um den neuen Ablauf zu testen, bevor er unternehmensweit ausgerollt wird.
Profi-Tipp: Setzen Sie für den Piloten eine feste Frist von acht bis zwölf Wochen. Ohne Deadline verläuft sich die Einführung erfahrungsgemäß im Tagesgeschäft.
Gerade wenn intern Kapazität oder Erfahrung fehlt, kann externe Unterstützung ein solches Pilotprojekt spürbar beschleunigen, etwa bei der Lead‑Qualifizierung oder beim Aufbau der ersten Outreach‑Strukturen.
Warum Presales im B2B oft unterschätzt wird
Presales bekommt in vielen Unternehmen zu wenig Budget, weil es keinen eigenen Umsatz ausweist. Es wird intern oft als Kostenstelle des Vertriebs behandelt, nicht als eigenständiger Werttreiber. Das ist ein Denkfehler.
Wer in strukturierte Bedarfsanalysen und saubere Übergaben investiert, gewinnt nicht nur höhere Abschlussquoten, sondern auch zufriedenere Kunden, weil weniger Missverständnisse ins Vertragsverhältnis hineingetragen werden. Presales ist kein Kostenblock. Es ist die Versicherung gegen falsche Angebote.
Wie externe Unterstützung Presales beschleunigen kann
Presales lebt von zwei Dingen: qualifizierten Leads am Anfang und einer sauberen Übergabe am Ende. Genau hier setzt Vesecon an, mit über 30 Jahren Erfahrung in der systematischen B2B‑Neukundengewinnung im DACH‑Raum.
Wenn Ihrem Team die Kapazität fehlt, um jeden Lead gründlich zu qualifizieren, übernimmt der B2B‑Telemarketing‑Service von Vesecon die punktgenaue Terminvereinbarung mit echten Entscheidern, statt anonymer Streuverluste über Massen‑Mailings. Wo Ihrem Presales‑Team methodisches Handwerkszeug fehlt, stärken die B2B‑Verkaufstrainings von Vesecon genau die Gesprächsführung und Bedarfsanalyse, die eine gute Discovery‑Phase ausmacht. Auch der Umgang mit zugekauften Firmenlisten als Leadquelle für die erste Screening‑Phase lässt sich gezielt richtig einsetzen, wenn die Qualifizierungskriterien vorher feststehen.
Prüfen Sie unverbindlich, wo Ihr aktueller Presales‑Prozess die meiste Zeit verliert, und vereinbaren Sie ein Erstgespräch mit Vesecon, um konkrete Ansatzpunkte zu besprechen.
Nützliche Quellen und weiterführende Lektüre
Für eine vertiefte Definition eignet sich der Eintrag im Gabler Wirtschaftslexikon zum Pre‑Sales‑Service. Praxisnahe Prozessvorlagen liefern die Ratgeberartikel von HubSpot und Shopify Deutschland zum Thema Presales im Vorverkauf. Wer sich für Kalkulation und Controlling von Vorprojekten interessiert, findet im Vertriebslexikon konkrete Hinweise zur Verkaufsanbahnung. Für praxisnahe Beispiele aus dem Vertriebsalltag lohnt sich zudem der Beitrag von Pipedrive zum Ablauf des Vorverkaufs.
Gabler Wirtschaftslexikon: Definition Pre‑Sales‑Service
Shopify Deutschland: Bedeutung und Strategien im Presales
Vertriebslexikon: Vorbereitung und Verkaufsanbahnung
Pipedrive: Ablauf und Nutzen des Vorverkaufs
Empfehlung